使用目的：日本人会員相互の交流や親睦を深めるため
使用時間：原則午前 9 時～午後 7 時 （解錠時間：午前 8 時～午後 8 時）
禁止事項：会室内での飲酒・喫煙・賭博・営利/商業利用
利用資格：個人会員・会友であること（賛助会員とは無関係です）
1. 会室予約方法
ホームページ上に Google カレンダーをアップし、スケジュールを管理する。 台帳は使用しない。(事務局とサークル代表者のみ編集可能) アバロンのインド人スタッフに会室の準備を行ってもらうため英語で記入すること。
(1) サークル固定スケジュールのキャンセル・日時変更が生じた場合、サークル代表者はGoogleカレンダーを更新する。
(2) 利用希望日がサークル同士重なった場合は、代表者間で話し合いをし決定の上Googleカレンダーを更新する。もし会室の半分ずつの利用ということで合意ができるのであれば、両サークル利用可能とする。
※各サークル連絡先は、当ホームページに代表アドレスが記載されているのでそちらを参照すること
※サークル代表者の連絡先変更が生じた場合は、事務局に必ず連絡すること。
(3) サークル以外が使用する場合は申請書を5日前までにメールまたは書面にて事務局に提出すること。(空き状況はホームページにて確認してください。申請書はホームページよりダウンロードください)
※ここでいうサークルとは「会室利用されている固定サークル」を指します
→会室利用申請書
(4) 申請書には、希望日時・代表者氏名・代表者会員番号・電話番号・使用人数・使用目的を明記する。
2. 会室利用について
(1) 開室時間は午前 8 時～午後 8 時とし、解錠・施錠はアバロン側に行ってもらう。それ以外の時間に使用する際もアバロン側に対応してもらう。
(2) 会室内での賭け事や営利目的とみなされる金銭取引は禁止する。但し、ボランティア活動の一環として施設品の販売(利益は寄付する)については可。
(3) 利用者は責任をもって片付けを行う。また必要なものは各サークルで準備すること。
(4) 楽器演奏やコーラス等、音が出る活動については午前9:00～午後7:00を利用可能時間とする。また利用中も扉・窓を閉めるなど、ホテル滞在者にも配慮した利用を心掛けること。
(5) 会室の電子ピアノについては、利用後必ずカバーをすること。また利用以外では触らないこと。
(6) 会室の備品を持ち出す際は、事務局にメールまたは書面にて備品持出申請書を提出すること。(備品持出申請書はホームページよりダウンロードしてください)→備品持出申請書
(7) 冷蔵庫にモノを入れる際は、モノにサークル名と日付を記入すること。記入の無い物、記入の日付から6ヶ月経過した物(賞味期限内の物を除く)は事務局で処分する。
(8) オムツ・生ゴミ(特に食べ残しや食品が付着した包装紙など)は各自持ち帰ること。ホテル・会室内のゴミ箱に捨てることは禁止とする。
(9) 会室の棚に食べ物を保管することは禁止とし、棚の鍵は各サークルで管理すること。
(10) その他、本規則に定めのない事項は都度事務局に相談すること。
(11) 他の利用者が気持ち良く使用できるように、お互いに配慮すること。
免責事項：
会室利用における、怪我、トラブルや備品・貴重品の盗難・破損等が発生した場合、日本人会事務局は一切の責任を負わないこととする。
以上